RGPD et Vie Privée
Notre engagement
Politique de protection des données et de la vie privée (RGPD)
1. Préambule – Notre engagement
OfficIA est une plateforme de services bureautique propulséspar l'I.A proposant des solutions numériques d’assistance,d’analyse documentaire et de rédaction contractuelle.
Dans ce cadre, OfficIA attache une importance particulière à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de ses utilisateurs, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la législation belge applicable.
La présente politique a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur la manière dont vos données personnelles sont collectées, utilisées et protégées.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
OfficIA
Forme juridique : SRL Officia
Adresse : Rue de la Fontaine 2, 5000 Namur, Belgique
Numéro d’entreprise (BCE) : 0817.326.156
Numéro de TVA : BE 0817.326.156
Adresse de contact : contact@officia.be
3. Données personnelles traitées
Dans le cadre de l’utilisation du site OfficIA et des services proposés, OfficIA peut être amenée à traiter les catégories de données suivantes :
Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone (via formulaires de contact, demandes de services ou abonnements).
Documents et contenus transmis : documents contractuels ou informations professionnelles que l’utilisateur choisit de soumettre dans le cadre des services proposés.
Données de navigation : données techniques (adresse IP, type de navigateur, cookies), sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis.
4. Finalités et bases légales des traitements
Les données personnelles sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion des demandes d’information et de contact | Intérêt légitime |
| Fourniture des services LegalTech proposés sur la plateforme | Exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles |
| Envoi de communications, publications ou informations | Consentement |
| Sécurité, maintenance et amélioration du site | Intérêt légitime |
| Respect des obligations légales et réglementaires | Obligation légale |
5. Nature des services
Les services proposés par OfficIA s’inscrivent dans une logique d’assistance numérique et d’outils d’aide à l’analyse et à la rédaction.
Ils ne constituent pas :
une consultation personnalisée au sens de la réglementation applicable aux professions libérales,
ni l’établissement d’une relation Expert-client.
6. Destinataires des données
Les données personnelles ne sont ni vendues ni commercialisées.
Elles peuvent être accessibles :
aux membres autorisés de OfficIA
à des prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants (hébergement, maintenance, outils informatiques), exclusivement dans le cadre de leurs missions et sous obligations contractuelles de confidentialité et de conformité RGPD.
7. Transferts hors Union européenne
Les données sont en principe traitées au sein de l’Union européenne.
En cas de transfert vers un pays tiers, Théma Legal s’engage à mettre en œuvre les garanties appropriées prévues par le RGPD.
8. Durée de conservation des données
Les données personnelles sont conservées :
pendant la durée nécessaire à la fourniture des services ou au traitement de la demande,
puis archivées conformément aux obligations légales applicables,
ou supprimées à l’issue de ces délais.
Les données traitées à des fins de communication sont conservées jusqu’au retrait du consentement.
9. Sécurité et confidentialité
Théma Legal met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Les documents transmis via la plateforme sont traités de manière confidentielle et ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées, dans le strict cadre des services fournis.
10. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
droit d’accès,
droit de rectification,
droit à l’effacement,
droit à la limitation du traitement,
droit d’opposition,
droit à la portabilité,
droit de retirer votre consentement à tout moment.
Pour exercer vos droits :
11. Droit de réclamation
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :
Autorité de protection des données (Belgique)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
autoriteprotectiondonnees.be
12. Cookies
Les modalités relatives à l’utilisation des cookies sont détaillées dans la Politique de cookies, accessible via le bandeau dédié et le pied de page du site.
13. Mise à jour de la politique
La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales ou techniques.
Dernière mise à jour : janvier 2026.